Obecnie przedsiębiorcy i pracodawcy coraz częściej decydują się na wdrożenie dokumentacji elektronicznej. Głównym powodem jest wygoda, brak konieczności zapewnienia miejsca do przechowywania, a także wyższy poziom bezpieczeństwa danych. Czy jednak elektroniczna dokumentacja jest obecnie standardem? W jakich sytuacjach należy zachować dane w tradycyjnej formie papierowej?
Niszczenie dokumentów papierowych
Dokumentacja papierowa uznawana jest za zdecydowanie mniej trwałą i bardziej narażoną na naruszenie bezpieczeństwa. To jeden z powodów, dla których coraz częściej zastępowana jest formą elektroniczną. Kolejną korzyścią z wdrożenia takiego rozwiązania jest wyższy poziom kontroli dostępu i monitorowania postępowania z danymi. Zdecydowanie łatwiej odszukać wymagane dokumenty, a także uzyskać do nich dostęp bez konieczności fizycznej wizyty w archiwum.
Odpowiednio przygotowane dokumenty cyfrowe muszą być przechowywane w systemie teleinformatycznym spełniającym określone wymagania. Ma zapewniać on m.in. integralność treści, jej nienaruszalność, stały dostęp osobom upoważnionym oraz wydawanie dokumentacji.
Utylizacja dokumentów kadrowych w formie papierowej
Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Musi jednak pamiętać, że w przypadku przeniesienia danych i rezygnacji z postaci papierowej, pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia go o takiej możliwości. Prawo odebrania dokumentacji w formie papierowej mają także m.in. dzieci, rodzice, małżonek oraz rodzeństwo zmarłego pracownika. Dopiero po upływie 30 dni od momentu zawiadomienia ich o możliwości odbioru dokumentacji, można poddać tę formę utylizacji. Niszczenie dokumentów w Poznaniu oferuje firma Ekoakta Poznań: niszczenie dokumentów – ekoakta.pl. Pamiętajmy jednak, że administratora danych nadal obowiązują terminy przechowywania dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej przez okres przewidziany w przepisach ustawy.
Profesjonalne niszczenie dokumentów w Poznaniu
Zarówno dokumenty gromadzone w formie papierowej, jak i elektronicznej, po upływie czasu przechowywania zapisanego w ustawie, muszą zostać skutecznie zniszczone. Utylizacja dokumentów może przebiec w dowolny sposób i być wykonana zarówno osobiście przed administratora lub osobę przez niego upoważnioną, jak i przez firmę zewnętrzną. Musi jednak być skuteczna.
O ile niszczenie dokumentów papierowych w niewielkiej ilości może odbyć się przy wykorzystaniu biurowej niszczarki, o tyle większa ilość lub elektroniczne nośniki danych powinny zostać zutylizowane przy pomocy zaawansowanego sprzętu. Profesjonalne niszczenie dokumentów u klienta oferuje m.in. firma Ekoakta, która dysponuje zaawansowanymi narzędziami oraz wiedzą dotyczącą prawidłowego postępowania z danymi. Ekoakta – niszczenie i utylizacja dokumentów odbywa się w warunkach podlegających ścisłej kontroli. Po zakończonym procesie administrator danych otrzymuje certyfikat potwierdzający wykonanie zlecenia, dzięki czemu nie musi martwić się dalszym bezpieczeństwem dokumentacji.
